Privatlivspolitik for Frivilligcenter Odense
Version: 06.05-2020
Opdateringer fra version: 18-04-2018:
Opdatering, alene af tekst:
Socialvejviser.dk erstatter Den Sociale vejviser
Frivilligcenter Odense behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser.
Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Frivilligcenter Odense er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Jess Kahr, Centerleder / Frivilligcenter Odense
Østre Stationsvej 15
CVR: 14888586
Telefonnr.: 21160254
Mail: info@frivilligcenter-odense.dk
Website: www.frivilligcenter-odense.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger
1) Medlems- og foreningsoplysninger:
– Almindelige personoplysninger (kontaktpersoner til foreningerne)
o Registrerings- og kontaktoplysninger: Navn, køn, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse.
– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o En persons foreningstilknytning er principielt en potentiel personfølsom
oplysning.
2) Personaleoplysninger – inklusiv frivillige
– Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger: Navn, køn, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse.
– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR-nummer (kun ansatte og bestyrelse)
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig eller en person fra din forening. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
Frivilligcenter Odenses formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig (dit medlemskab)
• Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlems-/foreningsoplysninger:
• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens formidlingsarbejde og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning på aktiviteter.
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os/dit medlemskab
2) Formål med behandling af personaleoplysninger
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen,
vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
• Udøvelse af synliggørende/understøttende aktiviteter for det frivillige sociale arbejde i
Odense.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold
til generalforsamling.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger
også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end
samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det er nødvendigt for at behandle dine
personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke til at behandle dine data, udover i de ovenfor beskrevne omfang
og situationer, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det
tilbage ved at give os besked om det.
Samtykke indhentes i forbindelse med:
Oprettelses af gruppemedlemskab (Digitalt skriftligt samtykke ved oprettelsesformular)
Oprettelse i Den sociale vejviser (Digitalt skriftligt samtykke, oprettelse på www.socialvejviser.dk)
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med vores formidlingsarbejde sker der videregivelse af oplysninger om foreningens
aktiviteter, formål, målgruppe, brug af frivillige samt de oplyste kontaktinformationer til foreningerne. (kontaktpersonens)
Der sker videregivelse på vores hjemmeside, Socialvejviser.dk og ved borgerhenvendelser.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som Lønnet ansat, ulønnet frivillig.
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger
i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Foreninger/aktiviteter i Den Sociale Vejviser
• Efter forenings/aktivitetens ophør fjernes oplysningerne herunder kontaktpersoner fra
den eksterne/tilgængelige Vejviser med det samme.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi informationerne internt i Foreningsbasen i op til 1 år efter dit/foreningens virke er ophørt
Lønnede ansatte
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Frivillige
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige kontaktoplysninger
i op til 1 år efter dit virke er ophørt
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at
henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved
ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.